การทำจดหมายเวียน

1. สร้างเอกสารที่เป็นต้นฉบับ( ตัวอย่าง)
บันทึกข้อความ
เรียนผู้ปกครองของ ..............
โปรแกรมเทคโนโลยีสารสนเทศ ขอแจ้งผลการเรียน ภาคเรียนที่ 1/2551 ของ ................. แขนง ................ ผลการเรียนเฉลี่ย ........................
จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ
อาจารย์ ........................
อาจารย์ที่ปรึกษา
จะสังเกตได้ว่าตรงที่มีการขีดเส้น ............ ไว้ เพื่อที่จะแสดงข้อมูลจากฐานข้อมูลที่เราเขียนไว้ เสร็จแล้วเซฟ

2. เปิดเอกสารใหม่แล้วสร้างฐานข้อมูลตามที่ต้องการอีกไพล์ เช่น
รหัสนักศึกษา ชื่อ – สกุล แขนงวิชา เกรดเฉลี่ย
5034408004 นาย อานันต์ชัย แสวงเทศ การบริหารการตลาด 2.00

5034207011 นางสาวมะลิ ไม้ไทย การพัฒนาซอฟท์แวร์ 1.90
5034207012 นายวีระศักดิ์ บุญอยู่ การบริหารเทคโนโลยี 1.99
5034207007 นางสาวลำไย ก้านแก้ว การพัฒนาซาอฟท์แวร์ 2.11
5034207002 นายศิริพาล มีแก้ว การสื่อสารและโทรคมนาคม 2.20
5034207003 นายไพศาล ขำดี การสื่อสารและโทรคมนาคม 2.50
5034207005 นางสาวนงนุช มะลิ การสื่อสารและโทรคมนาคม 2.68

ทำการเซพ (เป็นงานใหม่นะ) จะได้ไพล์ 2 ตัว คือ บันทึกข้อความ และ ฐานข้อมูล ปิดไพล์ฐานข้อมูลซะ

3. จากนั้นมาที่เอกสาร บันทึกข้อความ คลิกที่เครื่องมือ > จดหมายและเมล > แสดงแถบเครื่องมือจดหมายเวียน จะได้แถบเครื่องมือนี้

จากนั้นคลิกตรงนี้เพื่อเปิดแหล่งข้อมูล เลือกไปยังที่ที่เราเก็บไฟล์ ฐานข้อมูลของเราไว้

4. จากตัวอย่างข้างต้นนะ จะสังเกตได้ว่ามีเส้นปะท้ายข้อความ แต่ตอนนี้ได้ทำการเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลเรียบร้อยแล้ว
บันทึกข้อความ
เรียนผู้ปกครองของ «ชื่อ__สกุล» ส่วนที่ต้องการให้แสดงข้อมูลในฐานข้อมูล
โปรแกรมเทคโนโลยีสารสนเทศ ขอแจ้งผลการเรียน ภาคเรียนที่ 1/2551 ของ «ชื่อ__สกุล» แขนง «แขนงวิชา» ผลการเรียนเฉลี่ย «เกรดเฉลี่ย»
จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ
อาจารย์สุรินทร์ ผลงาม
อาจารย์ที่ปรึกษา
เลือกส่วนที่ต้องการให้แสดงข้อมูลก่อน โดยนำเมาส์ไปคลิกต่อจากข้อความนั้น ๆ จากนั้นคลิกที่แทรกเขตข้อมูลการผสาน

จะไดอารอกบล็อกขึ้นมา เช่นนี้ ซึ่งจะเป็นเขตข้อมูลที่เราสร้างไว้ใช่มั้ย..... ? (ตัวอย่างด้านบน)


ดูว่าเราต้องการเลือกเขตข้อมูลอันไหนลงไปต่อจากข้อความในบันทึกข้อความ (ย้อนกลับไปดูด้านบน ชื่อ – สกุล จะอยู่ต่อจากเรียนผู้ปกครองของ .. ต่อจากแขนงจะเป็น «แขนงวิชา» และผลการเรียนเฉลี่ยจะเป็น «เกรดเฉลี่ย» ตามความต้องการ)

5. ทำการเซฟ และกดที่ผสานเป็นเอกสารใหม่


จะได้เอกสารที่มีรายชื่อตามฐานข้อมูลของเราทั้งหมดทุกคน รูปแบบจะเหมือกันแต่จะต่างกันตรง
ชื่อ – สกุล แขนง เกรด